El término PM (Project Management) es una persona, departamento o grupo que se encarga de centralizar y coordinar la dirección y/o gestión de los proyectos e interpreta las necesidades de cada tarea.
El Director de proyectos o Project Manager es quien se asegura de que el proyecto se cumple dentro de los objetivos marcados, entre ellos los requisitos de alcance, tiempo y coste.
PROJECT MANAGER
PRINCIPALES FUNCIONES
Replantear el proyecto
Es el encargado de presentar el proyecto al cliente y escuchar sus opiniones e interpretar sus necesidades, para luego comunicarlas al equipo y adaptar el proyecto si fuese necesario.
Planificación de obra y definición de objetivos
Una vez definido y aprobado el proyecto, se deben organizar las tareas a realizar en un gráfico de Gantt donde se reflejen los tiempos de trabajo específicos de cada equipo y que tome en cuenta los flujos de trabajo. Para esto es necesario que el jefe de proyecto conozca en detalle cómo trabajan los equipos.
Para cada equipo se deben establecer metas con plazos de tiempo y trabajos detallados. Luego de debe monitorear el avance hacia a ellas y comprobar que se cumplirán en los tiempos establecidos.
Seguimiento de la obra y comunicación
El aspecto fundamental en un equipo con Project Management es la comunicación, ya que ésta es la base para la optimización del tiempo, de las personas y, en definitiva, del coste.
Es el que está a cargo de recibir el feedback del cliente y transferirlo a la persona pertinente. Debe mantenerse en constante comunicación con los equipos de trabajo, contactándolos con frecuencia para verificar que todo esté avanzando correctamente.
Durante la comunicación con los clientes debe identificar si están haciendo requerimientos errados o innecesarios, explicar cuál es la solución acertada y llegar a un acuerdo. Si ocurren atrasos, debe dar las explicaciones pertinentes y se negocia nuevos plazos.
Debe mantener una visión general y seguir de cerca el flujo de trabajo en general para adelantarse a posibles problemas. Además, tiene que monitorear el cumplimiento de las horas de trabajo de cada equipo y notificar al cliente si sus requerimientos están tomando más tiempo de lo acordado.
Controlar todos los factores
Si han ocurrido errores o atrasos, debe sugerir formas de solucionar el problema para minimizar los daños. La transparencia de cara a los clientes es fundamental en este punto.
HABILIDADES NECESARIAS
Para el desarrollo de estas funciones no es suficiente con el conocimiento técnico. La capacidad más importante es la capacidad de motivar y guiar al equipo para que se alcancen los objetivos del proyecto y al mismo tiempo equilibrar las todos los factores que se encotrará durante la ejecución de la obra.